مسار العمل للبدء في استخدام ماي سكول

في منظومة ماي سكول، يُعدّ المدير (Admin) المستخدم الأعلى صلاحية، إذ يمكنه الوصول إلى جميع الوحدات والمزايا، وإنشاء مستخدمين متعددين ومنحهم الصلاحيات المناسبة لمستوى الوصول المطلوب.

يتناول هذا الدليل المحاور التالية:

1. أنواع المستخدمين وأدوارهم: مستويات الوصول والمسؤوليات والمهام الأساسية لكل من المدير والطالب وولي الأمر والموظف.
2. الإعداد قبل تسجيل الطلاب: إعداد بيانات المؤسسة والعام الدراسي والصفوف والفصول والمواد وبيانات الموظفين والمعلمين.
3. دورة إدارة الطلاب: التسجيل، والملف الشخصي، وتوزيع الفصول والمواد، والحضور، وسجل الدرجات، والرسوم، وبطاقات الهوية، والشهادات، والنقل.
4. دورة إدارة الموظفين: الإعداد، والتوزيع على الأقسام، والحضور، والإجازات، والرواتب، والصلاحيات، والتقارير، وإنهاء الخدمة.

أولاً: المدير

المدير هو المستخدم الأعلى في المنظومة، ويتحكم بشكل كامل في الإعدادات والمستخدمين والوحدات، وهو المسؤول عن تهيئة المنظومة وصيانتها لضمان سير العمل بسلاسة.

ثانياً: الطالب

يستخدم الطلاب ماي سكول للاطلاع على معلوماتهم الأكاديمية ومتابعة أنشطة المؤسسة.

ثالثاً: ولي الأمر

يتابع ولي الأمر من خلال المنظومة الأداء الأكاديمي لأبنائه ويبقى على اطلاع بمستجدات المؤسسة.

رابعاً: الموظف

يشمل الموظفون الكادر التعليمي والإداري، ويحصل كل منهم على صلاحيات بحسب القسم والدور المسند إليه.

الإعداد قبل تسجيل الطلاب

قبل إضافة الطلاب إلى المنظومة، يجب على المدير ضبط الإعدادات الأكاديمية والمؤسسية الأساسية.

الخطوة 1: إعداد بيانات المؤسسة

الهدف: إدخال البيانات الأساسية للمؤسسة لتحديد طريقة عمل المنظومة.

1. انتقل إلى القائمة ← الإدارة ← الإعدادات ← الإعدادات العامة.
2. أدخل البيانات التالية:
   • اسم المؤسسة.
   • نوع المؤسسة (مدرسة / كلية).
   • العنوان ورقم الهاتف والبريد الإلكتروني.
   • المنطقة الزمنية وصيغة التاريخ.
   • تاريخ بداية العام الدراسي ونهايته.
3. ارفع شعار المؤسسة (يظهر في التقارير ولوحة التحكم).
4. احفظ الإعدادات.

النتيجة: اكتمال الإعداد الأساسي للمؤسسة وتخصيص المنظومة وفق بياناتها.

الخطوة 2: إعداد العام الدراسي

الهدف: تحديد العام الدراسي الحالي الذي ستُربط به جميع الصفوف والفصول.

1. انتقل إلى القائمة ← الإدارة ← الإعدادات ← الأعوام الدراسية.
2. اضغط إضافة عام دراسي جديد.
3. أدخل اسم العام (مثل 2026–2027) وتاريخ البداية وتاريخ النهاية.
4. اجعل العام الدراسي الحالي نشطاً.

النتيجة: إنشاء العام الدراسي وتفعيله، وربط جميع عمليات التسجيل والصفوف القادمة به.

الخطوة 3: إعداد الصفوف والفصول

الهدف: بناء هيكل الصفوف الدراسية والفصول (الشُّعب) التابعة لها.

1. انتقل إلى القائمة ← الإدارة ← الإعدادات ← الصفوف والفصول ← إدارة الصفوف.
2. اضغط جديد لإضافة صف (مثل الصف العاشر أو بكالوريوس العلوم).
3. أنشئ داخل كل صف الفصول التابعة له (مثل العاشر – أ، العاشر – ب).
4. حدّد تاريخ البداية والنهاية لكل فصل.
5. أدخل رمز الصف ونظام الدرجات (إن وُجد).

النتيجة: هيكل أكاديمي جاهز لتوزيع الطلاب.

الخطوة 4: إعداد مواد الفصول (اختيارية ويُنصح بها)

الهدف: تجهيز هيكل المواد لكل صف قبل تسجيل الطلاب.

1. انتقل إلى القائمة ← الشؤون الأكاديمية ← مركز المواد ← مواد الصف.
2. أضف المواد لكل صف (مثل الرياضيات والعلوم واللغة الإنجليزية).
3. إذا كانت عدة فصول تشترك في المواد نفسها، فاستخدم خيار ربط الفصول لربطها بسهولة.

النتيجة: ربط المواد بكل فصل تمهيداً لإعداد الجدول الدراسي والامتحانات.

الخطوة 5: إعداد الموظفين (المعلمين)

الهدف: إضافة الموظفين الذين سيُربطون بالمواد والطلاب.

1. انتقل إلى القائمة ← الإدارة ← الموارد البشرية ← إعدادات الموارد البشرية ← إضافة فئة ← المسمى الوظيفي ← القسم ← تعيين موظف.
2. أدخل بيانات المعلم (الاسم، القسم، تاريخ المباشرة، الرقم الوظيفي، وغيرها).
3. حدّد الأدوار (مثل معلم، مشرف فصل، مساعد إداري).
4. وزّع المعلمين على الفصول أو المواد المناسبة.

النتيجة: معلمون جاهزون لإدارة الحضور والامتحانات والتقارير.

الخطوة 6: استيراد بيانات الطلاب دفعة واحدة

الهدف: تجهيز بيانات الطلاب لرفعها إلى المنظومة.

1. ارفع ملف بيانات الطلاب.
2. تأكد من تعبئة جميع الحقول الإلزامية (الاسم، رقم القيد، تاريخ الميلاد، الجنس، الفصل، وغيرها).
3. راجع البيانات للتأكد من عدم وجود تكرار أو حقول ناقصة.

النتيجة: قاعدة بيانات الطلاب جاهزة.

الخطوة 7: استيراد بيانات الموظفين دفعة واحدة

الهدف: تجهيز بيانات الموظفين لرفعها إلى المنظومة.

1. ارفع ملف بيانات الموظفين.
2. تأكد من تعبئة جميع الحقول الإلزامية (الاسم، القسم، تاريخ المباشرة، الرقم الوظيفي، وغيرها).
3. راجع البيانات للتأكد من عدم وجود تكرار أو حقول ناقصة.

النتيجة: قاعدة بيانات الموظفين جاهزة.

الخطوة 8: إعداد الأدوار والصلاحيات

الهدف: ضمان وصول المستخدمين المصرّح لهم فقط إلى الوحدات الخاصة بالطلاب.

1. انتقل إلى القائمة ← الإدارة ← المستخدمون ← اختر نوع المستخدم “موظفون” ← صلاحيات المستخدم.
2. امنح الصلاحيات للأدوار المختلفة مثل المدير والمعلمين والمالية والامتحانات.
3. قيّد الوصول إلى البيانات الحساسة لمستخدمين محددين.

النتيجة: بيئة آمنة وجاهزة لإدخال البيانات بشكل مضبوط.

مسار العمل بين المدير والطالب

1. تسجيل الطلاب

الهدف: تسجيل الطلاب الجدد في المنظومة وتوزيعهم على فصولهم.

1. انتقل إلى القائمة ← الشؤون الأكاديمية ← الطلاب ← تسجيل طالب.
2. أدخل البيانات الأساسية للطالب (الاسم، تاريخ الميلاد، الجنس، فصيلة الدم، وغيرها).
3. حدّد الصف والفصل للطالب.
4. أدخل بيانات القيد (رقم القيد، تاريخ التسجيل، الفئة، وغيرها).
5. ارفع صورة الطالب ومستنداته (اختياري).
6. اضغط حفظ لإتمام عملية التسجيل.

النتيجة: إنشاء سجل الطالب في المنظومة وإسناد رقم قيد له.

2. إدارة ملف الطالب

الهدف: عرض سجلات الطلاب وتعديلها والمحافظة عليها.

1. انتقل إلى القائمة ← الطلاب ← عرض الكل.
2. ابحث عن الطالب بالاسم أو رقم القيد.
3. اضغط على اسم الطالب لفتح صفحة الملف الشخصي.
4. يمكن للمدير من خلال الملف الشخصي:
   • تعديل البيانات الشخصية.
   • إضافة أولياء الأمور أو عرضهم.
   • إدارة المستندات والملاحظات والسجلات الانضباطية.
   • عرض تقارير الرسوم والحضور والامتحانات.

النتيجة: سجل محدّث وملف موحّد يضم البيانات الأكاديمية والشخصية كاملة.

3. ربط الطلاب بالصفوف والفصول

الهدف: التأكد من تصنيف الطلاب ضمن الصف والفصل الصحيحين.

1. انتقل إلى القائمة ← الإدارة ← الإعدادات ← الصفوف والفصول ← إدارة الصفوف / الفصول.
2. اختر الصف (مثل الصف العاشر أو الثاني عشر).
3. أنشئ الفصول التابعة له أو عدّلها.
4. وزّع الطلاب على الفصل الصحيح.

النتيجة: هيكل صفوف وفصول متوافق مع العام الدراسي، وطلاب مصنفون في شُعبهم الصحيحة.

4. ربط المواد بالمعلمين

الهدف: ربط المواد بالفصول وإسناد المعلمين لتدريسها.

1. انتقل إلى القائمة ← الشؤون الأكاديمية ← مركز المواد ← مواد الصف.
2. أسند المواد المناسبة للصف أو الفصل المحدد.
3. استخدم ربط الفصول لربط المواد بعدة فصول.
4. أسند المعلمين من خلال القائمة ← الإدارة ← الموارد البشرية ← إدارة الموظفين ← ربط الموظف بالمواد.

النتيجة: اكتمال الربط بين المادة والمعلم والفصل، وتمهيد إعداد الجدول الدراسي وسجل الدرجات.

5. إدارة الحضور

الهدف: تسجيل حضور الطلاب ومتابعته بدقة.

1. انتقل إلى القائمة ← الشؤون الأكاديمية ← الحضور ← سجل الحضور.
2. اختر الفصل والتاريخ.
3. حدّد الطلاب الغائبين.
4. احفظ سجل الحضور.

ملاحظة: في منظومة ماي سكول يُعتبر جميع الطلاب حاضرين تلقائياً، ويكفي تحديد الغائبين فقط.

النتيجة: تسجيل بيانات الحضور لاستخدامها في التقارير والتحليل.

6. سجل الدرجات

الهدف: إنشاء الامتحانات وإدخال الدرجات وإصدار الشهادات الدراسية.

1. انتقل إلى القائمة ← الشؤون الأكاديمية ← سجل الدرجات ← إدارة الشهادات الدراسية.
2. أنشئ الامتحانات (الفترة الأولى، الامتحان النهائي، وغيرها) وحدّد موادها.
3. أدخل درجات الطلاب أو تقديراتهم.
4. انشر النتائج وأصدر الشهادات الدراسية.

النتيجة: نتائج متاحة للطلاب وأولياء الأمور، وتقارير أداء قابلة للتنزيل.

7. تحصيل الرسوم

الهدف: إعداد الرسوم الدراسية وتحصيلها.

1. انتقل إلى القائمة ← المالية ← الرسوم، ثم اتبع التسلسل: إنشاء الفئات الرئيسية ← إنشاء الفئات ← إنشاء البنود ← جدولة الرسوم ← تحصيل الرسوم.
2. حدّد بنود الرسوم (الرسوم الدراسية، رسوم النقل، وغيرها).
3. أسند الرسوم إلى الفصول أو الطلاب.
4. حصّل المدفوعات وأصدر الإيصالات.

النتيجة: تحصيل الرسوم وتسجيلها، وتوفر التقارير المالية.

8. نقل الطالب أو تحويله إلى الخريجين

الهدف: إدارة عمليات نقل الطلاب أو تحويلهم إلى قائمة الخريجين بعد إتمام الدراسة.

1. انتقل إلى القائمة ← الطلاب ← النقل / الخريجون.
2. اختر الطلاب المراد نقلهم أو تخريجهم.
3. أدخل تاريخ النقل وسببه (إن وُجد).
4. احفظ التغييرات.

النتيجة: نقل سجل الطالب إلى قائمة الخريجين مع الاحتفاظ بسجله السابق.

9. التواصل والإشعارات

الهدف: الحفاظ على التواصل بين الإدارة والمعلمين والطلاب وأولياء الأمور.

1. استخدم القائمة ← التواصل ← إرسال رسالة أو بريد إلكتروني.
2. اختر المستلمين (الطلاب، أولياء الأمور، الموظفون).
3. اكتب الرسالة أو الإعلان وأرسله.

النتيجة: تنسيق أفضل وتحديثات في الوقت المناسب.

10. التقارير والتحليل

الهدف: متابعة أداء الطلاب وبيانات المؤسسة وتقييمها.

1. انتقل إلى القائمة ← البيانات والتقارير ← التقارير.
2. اعرض تقارير الحضور والأداء وتحصيل الرسوم.
3. صدّر التقارير بصيغة Excel أو PDF.

النتيجة: رؤى مبنية على البيانات لاتخاذ قرارات أكاديمية أفضل.

دورة إدارة الطلاب كاملة

ملخص المسار: إعداد العام الدراسي ← إنشاء الصفوف والفصول ← ربطها بالعام الدراسي ← الاستفسارات والتسجيل (عند الحاجة) ← تسجيل الطلاب ← الحضور والإشعارات ← إعداد المواد وربطها ← بطاقات الهوية ← سجل الدرجات ← الشهادات ← شهادات النقل.

دورة إدارة الموظفين كاملة

باتباع هذه المسارات، تحقق المؤسسة سلاسة في سير العمل، ودقة في السجلات، والتزاماً بالسياسات الأكاديمية والإدارية، وتواصلاً أفضل بين جميع الأطراف.