ربط ماي سكول مع برنامج QuickBooks

يتيح الربط مع برنامج QuickBooks نقل تقارير الرسوم على مستوى المستخدم (المجدولة والمحصّلة) من ماي سكول إلى QuickBooks. والمقصود بالمستخدم هنا الطلاب والموظفون، إذ تظهر رسومهم المجدولة في ماي سكول على شكل فواتير في QuickBooks، وتُتابَع المدفوعات عليها هناك، بما في ذلك رسوم النقل المحصّلة من الموظفين.

المتطلبات

• أن يكون لدى المؤسسة حساب QuickBooks مفعّل.
• أن يفعّل فريق ماي سكول إضافة QuickBooks من لوحة الحسابات.

بعد التفعيل، يجب ضبط الإعدادات داخل المنظومة.

خطوات الإعداد

1. انتقل إلى الإدارة ← مزامنة QuickBooks، ثم اضغط التفويض (Authorization) لإدارة الإعدادات.
2. عبّئ حقول الإعداد الأولية كما في الصورة التالية.

صورة توضيحية — ستتم إضافتهاpublic/images/articles/quickbooks-integration-1.png

3. قبل البدء في الاستخدام، يجب مزامنة جميع البيانات الحالية؛ لأن العمليات المستقبلية في QuickBooks قد تعتمد على السجلات الموجودة مسبقاً.
4. اضغط زر مزامنة السجلات تلقائياً (Auto Sync records) ثم مزامنة (Sync) لتحديث البيانات الحالية.

صورة توضيحية — ستتم إضافتهاpublic/images/articles/quickbooks-integration-2.png

كيف تعمل المزامنة؟

1. عند تسجيل طلاب أو موظفين جدد في ماي سكول، يظهرون في حساب QuickBooks بصفة عملاء.
2. أي تحصيل رسوم يُنشأ لطالب في ماي سكول (رسوم نقل أو أي رسوم أخرى) يُسجَّل فاتورةً في QuickBooks.
3. عند إضافة خصم على تحصيل رسوم قائم، يُسجَّل إشعار دائن في QuickBooks بعد المزامنة.
4. عند سداد الرسوم، تُحدَّث الفاتورة في QuickBooks بالمبلغ المدفوع، مع دعم الدفع الجزئي وسداد جميع الرسوم دفعة واحدة.
5. تتم المزامنة تلقائياً مع كل عملية في ماي سكول، مثل إضافة طلاب جدد أثناء العام، أو إنشاء تحصيل رسوم، أو تسجيل مدفوعات.

ملاحظة: لتفعيل الربط، يُرجى إنشاء حساب QuickBooks (أو حساب تجريبي Sandbox عند الحاجة)، ومشاركة بيانات الربط المطلوبة مع فريق ماي سكول. أي قيود أو موافقات خاصة بحساب QuickBooks نفسه تتم عبر دعم QuickBooks مباشرة.